Auch Vereine müssen beim Thema E-Rechnung aktiv werden!
Technisch gesprochen basiert ZUGFeRD auf PDF/A-3 und bietet die Möglichkeit, eine XML-Rechnung in ein PDF einzubetten. Damit kann dann eine für Mensch und Maschine lesbare PDF-Datei per E-Mail versendet werden. Durch PDF/A-3 wird die Unveränderbarkeit der Daten sichergestellt und die empfangenen strukturierten Daten können ohne weitere Bearbeitung, wie z.B. das Einscannen einer „normalen“ PDF-Rechnung, ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden.
Die Abkürzung ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Dahinter verbirgt sich die Idee einen allgemeingültigen Standard zu schaffen, in dem Rechnungen zwischen Rechnungsersteller und Rechnungsempfänger elektronisch ausgetauscht werden.
Vorteile von ZUGFeRD:
- Rechnungen können direkt/automatisch in die eigene Software (Buchhaltung, DATEV, CRM, etc.) eingelesen werden.
- Kein Abschreiben/manuelles erfassen von Rechnungen mehr erforderlich
- Alle relevanten Rechnungsdaten sind vorhanden
- Reduzierung von Kosten für Rechnungsstellung und Porto
- effizienteres Rechnungswesen durch automatische Verarbeitung
Was bedeutet der 01.01.2025 für unseren Verein?
- Die Einführung von ZUGFeRD erfolgt in zwei Phasen.
- In der ersten Phase müssen alle Unternehmen und Vereine in der Lage sein Rechnungen im ZUGFeRD Format empfangen zu können.
Umsetzngsfrist ist der 01.01.2025! - In der zweiten Phase müssen Rechnungsersteller ihre Rechnungen im ZUGFeRD Format versenden.
Ab dem 1.1.2027 alle Unternehmen im Bereich B2B und mit einem Umsatz von mehr als 800.000€.
Ab 2028 dann alle Unternehmen im B2B-Bereich.
Sind Vereine dann überhaupt betroffen?
B2B, Onlinehandel, 800.000€ Umsatz, man könnte meinen, dass Vereine von der Regelung nicht betroffen sind. Doch leider steckt derTeufel mal wieder im Kleingedruckten. Bestimmte Bereiche z.B. der öffentlichen Hand nehmen Rechnungen bereits heute nur noch im ZUGFeRD Format an (aktuell über spezielle Upload-Portale).
Ebenso können wir davon ausgehen, dass Unternehmen mit denen Vereine zusammenarbeiten (z.B. Sponsoring, Veranstaltungstchnik, etc.) ihrerseits Rechnungen im ZUGFeRD-Format versenden. Es ist ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums (als Entwurf) im Umlauf. Es stellt klar, das Rechnungsempfänger, die die Annahme einer E-Rechnung (ZUGFeRD) verweigern, kein Anrecht auf eine alternative Rechnung durch den Rechnungsaussteller haben, da die umsatzsteuerrechtlichen Pflichten des Rechnungsausstellers erfüllt sind.
Als Verein müssen wir darum sicherstellen, dass wir diese Rechnungen verabreiten können.
Interessanter Artikel von Steuerberaterin Sandra Oechler
In einem Fachbeitrag zeigt Frau Oechler kurz und bündig, wie es um die E-Rechnung ab 1.1.25 steht.
Sie stellt unter anderem fest:
“… auch dann zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet sind, wenn der Rechnungsempfänger lediglich Kleinunternehmer und/oder sowohl im ideellen Bereich als auch in einem (ggf. steuerbegünstigten) wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb tätig ist. Lediglich in den Fällen, in denen der Verein ausschließlich im ideellen Bereich tätig ist, könnte (!) weiterhin eine Papierrechnung vereinbart werden. Umgekehrt bedeutet dies dann zwangsläufig, dass z. B. auch nur Kleinunternehmer-Vereine den Empfang dieser E-Rechnung sicherstellen und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen müssen (s. o.). Es ist daher allen derzeit noch nicht digital aufgestellten Vereinen dringend empfohlen, sich auf diese Neuerung (frühzeitig) einzustellen.“
[Hier der Link zum erwähnten Fachbeitrag]
Hinweis: Frau Sandra Oechler ist Steuerberaterin mit Schwerpunkt Vereine und Ehrenamt. Sie hält im Kreis regelmäßig Vorträge zum Vereins(steuer)recht und ist überaus kompetent bei vielen Fragen rund um das Ehrenamt. Die Auszüge aus ihrem Newsletter wurden in Abstimmung mit Frau Oechler hier veröffentlicht. Die Auswahl der Beiträge erfolgt durch die IGEMO, als Denkanstoß für unsere Mitgliedsvereine.
